主催者向けガイド

グループを作る

イベントは必ずグループから開催します。ひとりで主催するなら、登録時に自動で作られる個人グループ(あなたと同じハンドル)がそのまま使えます。仲間と共同運営するなら共用グループを新しく作成します — 自分のプロフィールの「グループ」欄にある「共用グループを作成」から作れ、作成者はオーナーになります。

共用グループの「設定」からメンバーの追加(ハンドル指定)、ロールの変更ができます。ロールはプリセット(オーナー / 共同主催 / メンバー)のほか、権限フラグを組み合わせたカスタムロール(例: 出欠管理だけできる受付スタッフ)を定義できます。全権限を持つメンバーが最低1人残るよう保護されています。なお個人グループには他のメンバーを追加できません(あなた1人のためのグループです)。共同運営が必要になったら共用グループを作成してください。

イベントを作る

グループページの「イベント作成」から下書きを作り、参加枠を設定してから公開します。本文は Markdown で書け、サムネイル画像・会場(住所から地図を自動表示)・配信 URL・タイムテーブル・資料リンクを設定できます。「参加者への案内」は参加確定者だけに表示される欄です。

参加枠のポリシー

枠ごとに次の5つを選べます:

方式 — 先着 / 抽選
補欠モデル — 落選・溢れは補欠(Connpass 流)/ 補欠数を指定
繰上ポリシー — 即時自動 / 締切付き自動(開催X時間前で停止)/ 本人承諾型
抽選ロジック — 完全ランダム / 主催の手動選定 / 出欠率による重み付け
参加条件 — アカウント年齢・参加実績・アカウント連携済み・指定の Discord サーバーへの所属(AND で評価)

参加者一覧の公開範囲

イベントの編集画面で、参加者一覧をどこまで見せるかを選べます。

参加が確定した人の一覧を公開する — 既定でオン。オフにすると一覧そのものを非公開にします
抽選待ち・補欠の申込者も一覧に載せる — 既定でオフ。オンにすると、まだ結果の出ていない申込者も「抽選待ち」「補欠」の表示付きで一覧に並びます

抽選待ちを公開すると、誰が申し込んだかが抽選前に分かります。あとで落選した人がいることも第三者に伝わるため、そうなってよいイベントかどうかをご検討ください。なお参加者は自分の判断で一覧から自分を隠せます。その設定は公開範囲より優先されます。

公開の取り下げ

公開したイベントは、主催者メニューの「限定公開に戻す」で URL を知る人だけが見られる状態に戻せます。一覧・検索からは即座に消えますが、既に Fediverse へ配信された告知や外部のキャッシュまでは取り消せません。参加済みの人はそのままです。再公開しても告知やフォロワー通知は再送されません。

合計定員(会場キャパ)

イベントの編集画面で合計定員を設定すると、枠ごとの定員とは別に「全枠あわせて◯名まで」を守れます。枠に空きがあっても、席が確定した人の合計がこの人数に達すると、以降の申込は補欠として受け付けます。抽選の当選数や補欠の繰上も、合計の残り席数を超えません。補欠・抽選待ちの人は数に含めません。

枠をあとから編集する

イベントページの各枠にある「この枠を編集」から、枠名・定員・参加条件などを変更できます。申込がまだ無い枠は削除もできます。

ただし、申込が入っている枠では、既存の参加者の扱いが壊れる次の項目を変更できません:

方式(先着 ↔ 抽選) — 状態の持ち方が違うため
補欠モデル — 繰上の順序と母数の意味が変わるため
参加費・支払方法 — 支払済みの人と条件が食い違うため

これらを変えたいときは、新しい枠を作ってください。定員は申込後でも変更できます(減らしても確定済みの参加者は取り消されません。「これ以上受け付けない」という意味になります)。抽選が終わった枠では、抽選日時を動かせません。

Discord サーバーの参加者だけに限定する

「指定の Discord サーバーの参加者のみ」を有効にすると、申込時に対象サーバーへの所属を確認します。使うには次の準備が必要です。

Yorox の Bot を対象の Discord サーバーに招待する
グループ設定に対象サーバーの ID を登録する(枠ごとに別のサーバーを指定することもできます)
参加者側も、設定から Discord アカウントを連携しておく

サーバー ID は Discord で開発者モードを有効にし、サーバー名を右クリック → 「サーバー ID をコピー」で取得できます。 Bot が対象サーバーに居ない・Discord 側の障害などで所属を確認できなかったときは、条件が骨抜きにならないよう申込を断ります。グループ設定の保存時に Bot がサーバーに居るかを確認するので、先に招待を済ませてください。

参加者が Discord を連携していれば、参加者 CSV に Discord のユーザー名とユーザー ID の列が出力されます(主催者のみ)。ロール付与などにお使いください。

参加費を設定すると有料枠になります。支払方法は3種類:

現地払い — 当日会場で受け取る
外部決済リンク — Stripe Payment Links など任意の URL を貼る
Stripe(カード事前決済) — グループの設定で Stripe アカウントを連携すると、申込時にカード決済できます。売上はグループの Stripe アカウントに直接入り、キャンセル時は管理コンソールから返金 (する/しない)を選べます

「支払い確認で確定」を選ぶと、支払いが確認されるまで席を保持したまま確定を保留できます。

当日の受付(QR チェックイン)

受付は QR セルフチェックインが基本です。参加者が自分のスマホで QR を読むだけで出席が記録されるので、受付の行列と名簿の突き合わせがほぼなくなります。

事前準備(前日まで)

イベントの「管理コンソール」→「QR チェックイン」で QR を発行する
「掲示用ポスターを印刷 / PDF」から A4 ポスターを印刷しておく (イベント名・手順・「アカウントをお持ちでない方は個別受付します」の案内が入っています)

当日の流れ

受付にポスターを掲示する(複数箇所に貼っても OK)
参加者がスマホで QR を読む → ログイン済みで参加確定の本人ならその場で「チェックイン完了」と表示され、出席が記録される
管理コンソールの参加者一覧に [出席] が付いていく。検索ボックスで名前・ハンドルを打てばリアルタイムに絞り込めます

QR が使えない参加者(個別受付)

Misskey / Mastodon から申し込んだ人(未連携) — Yorox にログインできないため QR は使えません。名前を聞いて管理コンソールで検索し、「出席」ボタンで記録してください。本人がその場でアカウント連携すれば以後 QR が使えます
スマホがない・ログインできない人 — 同じく検索 → 「出席」で手動記録
紙で運用したい場合は「参加者のエクスポート」から印刷用の受付名簿(チェック欄付き)も使えます

知っておくと安心

チェックインは本人の出席だけを記録します(他人の分は記録できません)。二度読みしても重複しません
QR の URL が外部に漏れた場合は「QR を再発行」してください。古い QR は即座に無効になります
補欠・抽選待ちの人が読むと「参加確定ではありません」と表示されます (勝手に確定にはなりません)

運営あれこれ

管理コンソールでは他に、抽選の実行(締切前でも手動実行可)・手動選定・無断欠席の記録・支払いの確認/返金・参加者への一斉/個別メッセージ送信ができます。出欠記録は次回以降の抽選(出欠率重み付け)の材料になります。申込者ごとの過去の参加率も一覧で確認できます。

イベントの複製 — 定例イベントは「複製して新規作成」で枠やセッションごと下書きにコピーできます
開催前リマインダー — 開催24時間前に、参加確定者へ自動でお知らせが届きます
参加者ブロック — 迷惑な相手はグループ設定または管理コンソールからブロックでき、以後そのグループのイベントに申し込めなくなります
イベント単位の管理者 — グループ全体ではなく、特定イベントだけの共同管理者を追加できます

終了後は資料リンクを追加して、参加できなかった人にも成果を届けましょう。